Contactos y datos personales

Contactos (en la barra lateral, debajo de Tickets) lista a las personas que escriben, por cualquier canal. Busca por nombre o correo y abre uno para ver sus tickets. El nombre del contacto en un ticket también lleva ahí.

Las leyes de protección de datos, como la Ley 21.719 de Chile, el GDPR o la LGPD de Brasil, le dan a cada persona el derecho a obtener una copia de sus datos, corregirlos o pedir que se borren. El panel Datos personales en la página de un contacto cubre los tres casos. Lo ven los roles con el permiso Gestionar los datos personales de los contactos, que tienen los administradores.

Corregir un contacto

Editar cambia el nombre o el correo. Dos contactos no pueden compartir dirección.

Entregar una copia de sus datos

Descargar datos guarda un archivo JSON con:

• sus datos;
• sus tickets (asunto, estado, fechas, campos personalizados, calificación y comentario de satisfacción);
• la conversación, con los nombres de los adjuntos.

Las notas internas quedan afuera salvo que marques Incluir notas internas. Son notas de trabajo de tu equipo, así que leelas antes de enviarlas.

Borrar sus datos

Anonimizar contacto borra los datos personales del contacto. Para confirmar hay que escribir su correo. No se puede deshacer.

Qué se borra:

• su nombre y su correo;
• en cada uno de sus tickets: el asunto, todos los mensajes (también las respuestas y notas internas de tu equipo, porque citan al cliente), los adjuntos, los valores de campos personalizados y el comentario de satisfacción.

Qué queda: los tickets mismos, como registros vacíos con su número, estado, equipo, responsable, fechas, tiempos de SLA y calificación. Tus reportes y estadísticas no cambian hacia atrás.

Si la misma dirección vuelve a escribir, se la trata como un contacto nuevo.

Copias fuera de Seredina

Anonimizar no alcanza a las copias hechas en otros lados:

• los backups de la base de datos, hasta que se roten;
• los correos ya enviados;
• los datos que tus webhooks entregaron a otros sistemas;
• los artículos de la base de conocimiento escritos a partir de un ticket.

Retención automática

Arriba de la página Contactos, los administradores pueden activar la retención automática: los contactos sin tickets abiertos ni actividad durante una cantidad de días (entre 30 y 3650) se anonimizan solos. La revisión corre cada algunas horas. Viene desactivada.

Cada exportación, corrección y anonimización, manual o automática, queda en el registro de auditoría. El registro nombra al contacto solo por un id interno, así que no conserva lo que se borró.